☆「群馬地域懇談会だより」
令和２年総会(書面審議方式)を開催しました
コロナ禍にて各種集会・飲み会が開催できなくなっており、地域懇談会の定期総会も中止せざるを得なくなりました。
こんな状況でも年１回の定期総会だけは”書面審議”だけでも開催した実績を作りたいものと、役員一同は支部総会開催方法を見習って準備を進め、このほど無事に終了しましので報告かた紹介します。
１．開催月日(机上） 令和２年１０月１９日(月）
２．配意した点
(1) 会員からの質問・意見を受ける余裕を設けること。
正しくは、公的機関の例のように審議事項の諾否を葉書同封にて問うのが正規でしょうが、
経費節減のため省略し意見あるときのみ連絡、案件により対応することとしました。
(2) 従来との変更点の明記(役員改選期、全員留任)
(3) 最新の会員情報の提供(班編成、電話、住所など）
(4) 会費1,000円の振込依頼
３．作業予定
開催日10月19日(年間当初の予定日)から遡って設定
(1) ２ケ月前 電話による役員会議にて作業予定・分担の意識合わせ
(2) １ケ月前 総会資料の事前検討依頼送付(会長→各役員) (除く会計)
(3) ３週前 会計担当→会長へ会計確定数値を報告
(4) １０月２日 会計監査実施
(5) ２週前 会計担当より全会員へ総会資料案を送付
(別添にて表紙のみ添付）
(6) １０月１９日 意見・質問の期限、結果無し。当日にて総会終了。
４．その他
会員からの生の声を聞くことが出来ずに終えた形ですが、一抹の寂しさが残ります。会員相互の懇親をはかるのが総会の一つの目的ですが、コロナ禍終息までお預けです。今後くれぐれもコロナ予防に努めて参りたいものです。
(記入：ＨＰ担当 須藤雅隆)